事務所を片付けたい方必見！ 意外な3つのメリットとは？
事務所というのはどうしても散らかってしまいがちですが、仕方がないと放置してはいけません。事務所をキレイに保つことにさまざまなメリットがあるとされているからです。最近は片付けを専門に取り扱う『片付けコンサルタント』という職業も出始めているほど、企業における片付けの重要性は増しています。
そこで今回は、事務所を片付けるメリットを中心にご紹介していきます。ぜひ、最後までお付き合いください！
1．事務所が片付いていることによるメリット
片付け専門コンサルタントが出てくるほど企業における重要性が高まっている『片付け』ですが、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。この項目では代表的なメリットをご紹介していきます。
1-1．スムーズに仕事が出来る
例えばどこにどのファイルが置いてあるのかが決まっておらず、それぞれのデスクや適当な書類棚の中に入れられていたらいざという時に余計な時間や労力を消費することとなります。
これは事務所全体だけではなく、個人個人のデスクにおいても同じです。会議で使う資料などがどこに行ってしまったのか分からなくなったり、重要な書類をゴミに紛らせて誤って捨ててしまう可能性もあるでしょう。資料を探したり、新たに書類を作り直したりすることは無意味なことであり、会社にとってはデメリットにしかなりませんよね。
ですから、事務所に限らず会社にとって『整理整頓』は非常に重要なことなのです。しっかりと整理整頓していればロスを限りなく減らすことが出来ます。
1-2．突然の来客に困らない
事務所に初音に人が行き交いしていますが、時にはクライアントや関連企業の職員などのような外部からの来客が来ることもあるでしょう。
普段から片付けをしっかりと行って整理整頓が出来ていれば、急に来客が来た時に慌てたり恥を掻くことがありませんし、 来客に合わせて片付けを行う必要もなくなります。
キレイなところが好きな人はいても汚い場所が好きだという人はいません。事務所に限らず、散らかった場所は相手に悪い印象を与えてしまいます。もしも『ここは片付けすらまともに出来ないほど余裕がない会社なのだろうか』と思われてしまえば、今後の仕事にも悪影響を及ぼしかねません。
片付けを日常的に行っていれば、そのようなことを事前に防ぐことが出来ます。
1-3．労働意欲の低下を防ぐ
事務所が散らかっていると、先に述べたような手間などからストレスを感じてしまい、結果として労働の意欲を下げてしまいます。
例えば、書類の場所が分からないというのは大きなストレスです。皆さんも、漫画や小説などで読みたい時に読みたい本が見つからず、時間をかけて探した挙げ句嫌になって読む気が失せた、なんて経験一度はあるのでは？ 人はやる気がある時に水を差されると、やる気が落ちてしまうものなのです。
あなたの事務所の業績低迷は、もしかしたら散らかっていることが原因かもしれません。事務所をキレイに保つだけで労働意欲の低下を抑え、効率を上げることが出来るならば非常に安上がりな方法だとは思いませんか？
ぜひ、事務所の片付けを行ってみてください！
2．事務所を片づけるには
2-1．整理整頓のルールを作る
一番重要なことは整理整頓の習慣を作ることですが、習慣づけるためにはまず明確なルールを作らなければ始まりません。使った物は元の位置に戻す、書類などは必ず分かりやすい場所に置いておく、重要度に分けて場所を決める、といったように守るべき約束事を作りましょう。
とはいえ、ルールを作っても守られなければ意味はありません。言って改善すればそれで良いのですが、こういう面倒な新ルールは時間と共に有名無実化してしまうものです。なかなか続かないようでしたら、整頓具合による罰則や報奨で対処しましょう。
罰則や報奨といっても些細なものでかまいません。例えば、罰なら朝礼の時に皆の前で話をさせる程度のことでもかまいません。
人は怠ける生き物ですが、褒美や罰があると怠けづらくなります。ルール作りをすると共に、守らせるための方法も考えておきましょう。
2-2．収納ボックスなどを利用する
事務用品は小さくなくなりやすいものが多いですよね。置き場所がなく個人個人に任せて適当な場所に置いていては事務用品を使う際に不便でしょう。そうならないように、収納ボックスや収納トレーなどを導入してください。共同のものでも良いですし、それぞれのデスクに用意するというのも効果的です。
100均一や通販でもさまざまな種類やサイズのものが発売されています。費用もあまりかかりませんし、ちょうど良いものを見つけて導入してみてはいかがでしょうか。
3．片付けで出た不用品の処分方法
3-1．不用品買取・回収業者に依頼する
最もおすすめな処分法が『買取・回収業者の利用』です。不用品の買取や回収を専門にしている業者ではほとんどのものを引き取ってくれます。自治体を利用した処分法では全てを自分でやる必要がありますが、不要品買取・回収業者なら、事務所まで出張してきて査定から引き取りまで全てやってくれるので便利です。処分したい不要品が大きくて持ち運びが困難な場合や、大量にある場合にはうってつけの方法と言えるでしょう。
また、不用品の種類にもよりますが、査定により値段が付けば買い取ってもらうことも出来ます。特にスチールデスクなどのような金属系の不要品は買い取ってもらえることが多いようです。
3-2．事務用品専門のリサイクルショップに依頼する
まだ使える事務用品やオフィス家具なら、リサイクルショップに買取を依頼するのもいいでしょう。
事務所は全国至る所で毎日生まれていますが、その全てが新品のオフィス用品をそろえられる企業ばかりではありません。予算に余裕のない経営者の方に中古品はとても需要があるのです。ものによっては意外な高値で買い取ってもらえるということもあります。
最近は出張見積りのサービスをしている業者が多いので、まずは見積もりの依頼だけでもしてみてはいかがでしょうか。
3．業者によるトラブルとは？
便利な不用品買取・回収業者ですが、残念なことに悪質業者も少なからず存在しています。この項目では、業者によるトラブルの一例を紹介いたしましょう。
3-1．無料と言っていたのに高額請求される
最も多いトラブルが金銭トラブルであると言われています。無料や格安料金と宣伝しておきながら、『無料運搬重量の規定を超えた』『処分費用が加算される』などと詐欺紛いのいちゃもんを付けて、追加料金を払わせようとするのです。
聞いていなかった、と拒否しようとすると『もう既にトラックに積んでしまった』『もう運んだ後だから今更遅い』などと言って強引に契約を結ぼうとすることもあるようです。
3-2．回収しておきながら不法投棄する
ドライブをよくする人なら、森や山で冷蔵庫や洗濯機がポツンと捨てられているのを一度は見たことがあるでしょう。実は近年、回収したものを適切な方法で処分せず、処分費用を浮かすために不法投棄してしまうことが問題となっています。
不法投棄は環境や景観に悪影響を及ぼすだけではありません。投棄されたものに型番などが記されていた場合、そこから購入者を調べられ、何も悪いことをしていないのに不法投棄を疑われて捕まってしまうこともあるのです。
わざわざお金を払って処分したのに逮捕され、会社の名誉を傷つけてしまってはつまらないですよね。業者の選別は適当にはせず、しっかりと調べましょう。
3-3．事務所が傷つく
新興企業などに良くあるのですが、作業が雑で搬出時に壁や床などに傷を付けてしまうことがあります。事務所の壁などに穴など出来てしまっては、退去時に原状回復費用がかかる可能性もありますからしっかりと業者の実績をリサーチしておきましょう。もしくは、補償を明確にしている業者にすると良いでしょう。
丁寧に作業をしてくれるか、キズが付いてしまった時の補償などについても事前に確認しておきましょう。
4．業者に依頼する際の注意点について
4-1．信用度を確認する
買取業は特別な技術があまり必要とされない業種のため参入が容易です。そのため、どうしても適当な会社や悪徳商法を行う業者が生まれてしまいます。ですから、実績や信用度を事前に調査しておくことは非常に重要です。
では、どのような業者は信用できない業者なのでしょうか。
まず避けて欲しいのは、実店舗・事務所を持たず個人がトラック一台でやっているような業者です。このような会社に依頼すると何かしらのトラブルが起きた時に所在がつかめず、泣き寝入りするような事態に陥る可能性があります。ホームページの連絡先が固定電話では無く、携帯電話の番号敷かない場合、ほとんどは事務所を持っていませんので、必ず確認しておくようにしましょう。
4-2．問い合わせの対応がしっかりしている
電話やメールなどで問い合わせをした時に、明確にていねいに対応してくれるかどうかも業者を選ぶ時の基準になります。常識のない対応をするような業者に依頼しても、気分が悪くなるだけでは良いことは一つもありません。
回収金額に関して説明があいまいだったり、明確な料金を提示してこない業者などは依頼しないほうが無難でしょう。
4-3．無料の見積もりサービスを行っている
まっとうな業者の多くは無料の見積もりサービスを行っています。見積もりを無料で取ってくれない業者は契約後にいちゃもんを付けてくる可能性も考えられますから、なるべく避けるべきでしょう。
まとめ
いかがでしたか？ 今回は事務所の片付け峰に関する情報をご紹介いたしました。
- 事務所が片付いていることによるメリット
- 事務所を片づけるには
- 片付けで出た不用品の処分方法
- 業者によるトラブルとは？
- 業者に依頼する際の注意点について
事務所は会社の顔と言っても過言ではありません。いざという時に恥をかかないよう、しっかりと片付けておきましょう！
