オフィス移転の際に知っておきたい、スケジュールと不用品の処分方法

オフィスの移転は、一般家庭の引っ越しよりも複雑で大規模になります。そのため、オフィス移転はしっかりと計画を立てておこなう必要があるでしょう。また、オフィス移転にともない多くの不用品が出ることが予想されます。そのため、今回はオフィス移転についての段取りとオフィス移転の際に出る不用品の処分について解説しましょう。

  1. オフィスの移転について
  2. オフィス移転、不用品について
  3. オフィスの移転後について
  4. オフィス移転の不用品、業者選びのポイント
  5. よくある質問

この記事を読むことで、オフィス移転をスムーズにおこなえることができるはずです。また、不用品の処分にかかる費用を抑えることができ、お得にオフィス移転をすることができるでしょう。ぜひとも参考にしてください。

1.オフィスの移転について

オフィスの移転についてどのようにするのかを紹介していきます。

1-1.まずどうするか

オフィスの移転を進めるために、まずは旧オフィスの退去条件を確認することが必要です。オフィスを退去するためには、事前にビルのオーナーやビル管理会社へ解約通知を出します。スムーズに移転するために、まずは契約書を確認しましょう。何ヶ月前に解約通知を出せばいいのか記載されています。また、解約予告・預託金の返還額・原状回復費用の把握も必要です。解約時期にあわせて新しいオフィスに入居し、業務開始ができるよう工事や手続きを進めていきましょう。

1-2.移転の流れ

オフィス移転の流れは下記のようになります。

  1. 移転目的の確認
  2. 解約予告期間の確認
  3. 原状回復条件の確認
  4. 移転先検討・決定
  5. 移転計画立案
  6. 手続き庶務関係
  7. 内装・設備・インフラ工事
  8. 引っ越し作業
  9. 各官庁への届出
  10. 原状回復工事

1-3.準備

新しいオフィスへの移転準備として、電気工事・内装工事・電話工事・LAN工事の作業等があります。オフィス移転の専門会社であれば、すべての工事を一括し代行してくれるでしょう。

1-3-1.内装工事

移転先のオフィスの内装、特にデザイン性の高い内装は社員のモチベーションアップに効果的です。オフィスの内装工事に関しては下記のようなものがあります。

  • 天井・壁の造作工事
  • 床工事
  • クロスの張り替え
  • 塗装
  • パーティションの設置

デザイン性の高い内装は、社員のモチベーションを上げるには効果的です。

1-3-2.セキュリティ工事

情報漏洩(ろうえい)などのトラブルを避けるために、セキュリティ対策をしなければなりません。セキュリティには下記のものがあります。

  • 入退室管理システム
  • 監視カメラシステム
  • 文書・物品管理システム

電気系統と連動するため移転先のビルでは制限がある可能性もあるので注意しましょう。

1-3-3.電気関係工事

オフィス移転の中で非常に重要なのが、電気関係の工事です。オフィスは一般家庭と比較してもはるかに多くの電力を使用します。そのため、電圧にも注意する必要があるでしょう。コンセントの増設をせずに、タコ足配線を多くするとブレーカーが落ちる原因なります。結果、PCやサーバーのシャットダウンにより業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。また、パーティションで空間を区切る場合、照明エリアとスイッチの場所を変更する必要もあります。

1-3-4.電話・LAN工事

電話・LAN工事も業務には欠かすことはできない工事です。オフィスのレイアウトが決まったら早めに工事業者に相談するといいでしょう。

1-3-5.空調工事

オフィスで快適に過ごすために問題となるのが空調バランスです。設置したパーティションの関係で空調の増設や移設をするケースが該当します。

1-4.引っ越し

移転先のオフィスの内装・設備工事が終わりましたら、引っ越し作業をおこないます。オフィスの移転は什器の転用や廃棄、荷物の配置などの作業が多くあり、一般家庭の引っ越しに比べ複雑です。そのため、事前に準備をしっかりおこないスムーズに進められるようにしましょう。

1-5.手続など

オフィスの移転をしても、すべての手続きが終了するわけではありません。オフィスの移転に伴い、各種届出を提出する必要があります。期限が設定されているものもあり、オフィスの移転後、できるだけ早く手続きをしましょう。

  • 本店移転登記:法務局:移転後2週間以内
  • 異動届(新旧の管轄税務署へ届け出):税務署:移転後
  • 事業所所在地変更届:社会保険事務所:移転前可
  • 名称所在地変更届:労働基準監督署:移転後10日以内
  • 雇用保険事業所変更届:職業安定所:移転後10日以内
  • 郵便物届出変更届:移転前の受持郵便局:移転前

1-6.オフィス移転の期間

オフィスの移転期間は、準備期間を含め6ヶ月~8ヶ月程度の期間がかかります。

1-7.オフィス移転の注意点

オフィス移転は時間と費用が掛かります。そのため、実際に移転する前に、何を求めて新しいオフィスに移転するのか明確化しておきましょう。明確にした後、優先順位を決めて予定を立てていきます。今何が必要でオフィス移転をするのか、きちんとピックアップすることが重要です。