オフィス移転の際に知っておきたい、スケジュールと不用品の処分方法

オフィスの移転は、一般家庭の引っ越しよりも複雑で大規模になります。そのため、オフィス移転はしっかりと計画を立てておこなう必要があるでしょう。また、オフィス移転にともない多くの不用品が出ることが予想されます。そのため、今回はオフィス移転についての段取りとオフィス移転の際に出る不用品の処分について解説しましょう。

  1. オフィスの移転について
  2. オフィス移転、不用品について
  3. オフィスの移転後について
  4. オフィス移転の不用品、業者選びのポイント
  5. よくある質問

この記事を読むことで、オフィス移転をスムーズにおこなえることができるはずです。また、不用品の処分にかかる費用を抑えることができ、お得にオフィス移転をすることができるでしょう。ぜひとも参考にしてください。

1.オフィスの移転について

オフィスの移転についてどのようにするのかを紹介していきます。

1-1.まずどうするか

オフィスの移転を進めるために、まずは旧オフィスの退去条件を確認することが必要です。オフィスを退去するためには、事前にビルのオーナーやビル管理会社へ解約通知を出します。スムーズに移転するために、まずは契約書を確認しましょう。何ヶ月前に解約通知を出せばいいのか記載されています。また、解約予告・預託金の返還額・原状回復費用の把握も必要です。解約時期にあわせて新しいオフィスに入居し、業務開始ができるよう工事や手続きを進めていきましょう。

1-2.移転の流れ

オフィス移転の流れは下記のようになります。

  1. 移転目的の確認
  2. 解約予告期間の確認
  3. 原状回復条件の確認
  4. 移転先検討・決定
  5. 移転計画立案
  6. 手続き庶務関係
  7. 内装・設備・インフラ工事
  8. 引っ越し作業
  9. 各官庁への届出
  10. 原状回復工事

1-3.準備

新しいオフィスへの移転準備として、電気工事・内装工事・電話工事・LAN工事の作業等があります。オフィス移転の専門会社であれば、すべての工事を一括し代行してくれるでしょう。

1-3-1.内装工事

移転先のオフィスの内装、特にデザイン性の高い内装は社員のモチベーションアップに効果的です。オフィスの内装工事に関しては下記のようなものがあります。

  • 天井・壁の造作工事
  • 床工事
  • クロスの張り替え
  • 塗装
  • パーティションの設置

デザイン性の高い内装は、社員のモチベーションを上げるには効果的です。

1-3-2.セキュリティ工事

情報漏洩(ろうえい)などのトラブルを避けるために、セキュリティ対策をしなければなりません。セキュリティには下記のものがあります。

  • 入退室管理システム
  • 監視カメラシステム
  • 文書・物品管理システム

電気系統と連動するため移転先のビルでは制限がある可能性もあるので注意しましょう。

1-3-3.電気関係工事

オフィス移転の中で非常に重要なのが、電気関係の工事です。オフィスは一般家庭と比較してもはるかに多くの電力を使用します。そのため、電圧にも注意する必要があるでしょう。コンセントの増設をせずに、タコ足配線を多くするとブレーカーが落ちる原因なります。結果、PCやサーバーのシャットダウンにより業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。また、パーティションで空間を区切る場合、照明エリアとスイッチの場所を変更する必要もあります。

1-3-4.電話・LAN工事

電話・LAN工事も業務には欠かすことはできない工事です。オフィスのレイアウトが決まったら早めに工事業者に相談するといいでしょう。

1-3-5.空調工事

オフィスで快適に過ごすために問題となるのが空調バランスです。設置したパーティションの関係で空調の増設や移設をするケースが該当します。

1-4.引っ越し

移転先のオフィスの内装・設備工事が終わりましたら、引っ越し作業をおこないます。オフィスの移転は什器の転用や廃棄、荷物の配置などの作業が多くあり、一般家庭の引っ越しに比べ複雑です。そのため、事前に準備をしっかりおこないスムーズに進められるようにしましょう。

1-5.手続など

オフィスの移転をしても、すべての手続きが終了するわけではありません。オフィスの移転に伴い、各種届出を提出する必要があります。期限が設定されているものもあり、オフィスの移転後、できるだけ早く手続きをしましょう。

  • 本店移転登記:法務局:移転後2週間以内
  • 異動届(新旧の管轄税務署へ届け出):税務署:移転後
  • 事業所所在地変更届:社会保険事務所:移転前可
  • 名称所在地変更届:労働基準監督署:移転後10日以内
  • 雇用保険事業所変更届:職業安定所:移転後10日以内
  • 郵便物届出変更届:移転前の受持郵便局:移転前

1-6.オフィス移転の期間

オフィスの移転期間は、準備期間を含め6ヶ月~8ヶ月程度の期間がかかります。

1-7.オフィス移転の注意点

オフィス移転は時間と費用が掛かります。そのため、実際に移転する前に、何を求めて新しいオフィスに移転するのか明確化しておきましょう。明確にした後、優先順位を決めて予定を立てていきます。今何が必要でオフィス移転をするのか、きちんとピックアップすることが重要です。

2.オフィス移転、不用品について

オフィス移転をしましたら、必ず不用品が出てくるでしょう。この不用品の処分方法について解説をしていきます。

2-1.処分方法、リサイクル方法

オフィス移転の際に出た、不用品については下記の処分方法があります。

  • リサイクルショップに売却する
  • 不用品回収業者へ依頼する

この2つの方法です。自治体回収という手段もあります。しかし、粗大ゴミやリサイクル対象製品は、個別に処分の手続きをしなければなりません。そのため、自治体回収の利用はオフィス移転では不向きといえます。

2-1-1.リサイクルショップに売却する

大量に処分する場合、リサイクルショップのほうが査定で有利です。当然のことですが、リサイクルショップでは、店舗販売ができる不用品しか引き取ってくれません。そのため、場合によっては処分しきれないケースがあります。

2-1-2.不用品回収業者へ依頼する

不用品回収業者の回収サービスを利用するというのも手段のひとつです。ゴミはゴミとして処分をし、中古で売却できそうな不用品があれば買い取りをしてくれます。依頼をすることで、不用品を確実に回収してくれるでしょう。そして、場合によってはお金が多少返ってきます。

そのため、OA機器・オフィス家具・パソコンのような価値が高いものを大量に処分する場合は、不用品回収業者は理想的でしょう。

2-2.注意点

オフィスで使用していたパソコンなどには機密データが入っています。機密データが外部に流出してしまうと信用に傷がつくでしょう。社員でパソコンを初期化するのは当たり前です。その上で、パソコンダストのような専門の回収業者に依頼しデータを完全に消去してもらいましょう。パソコンダストは、最新の専用機器を用いてハードディスク内のデータを完全に消去します。その上で、物理的に破壊をしますので個人情報が流出する心配はありません。

3.オフィスの移転後について

この項では、オフィス移転後の新しいオフィスのレイアウトについて紹介をしていきます。

3-1.新しいオフィスのレイアウトについて

オフィスのレイアウトは、非常に重要です。良いレイアウトというのは、オフィスで働く社員のモチベーションに大きく影響を与えます。計算された間取りというのは仕事の効率化には欠かすことはできません。

レイアウトで重要なポイントが「ゾーニング」と「動線計画」の2点です。

3-1-1.ゾーニングについて

ゾーニングとは、OA機器を設置しているオフィスにて、快適に仕事ができるよう机を配置することです。どのように机やオフィス家具・パソコンなどの機器を配置すれば無駄がないのか社員の意見を聞きましょう。

3-1-2.動線計画について

建物内において人の動きを線で表すことを「動線計画」といいます。動線計画は社員の動きをより効率的にするための計画であるといっていいでしょう。

オフィスのレイアウトにおいて、動線計画は非常に重要です。なぜなら、動線計画をしっかり立てなければ、無駄な動作が増えてしまい、結果、仕事の能率が下がってしまいます。また、無意味な袋小路の通路を作ってしまえば、スペースの無駄にも繋がるでしょう。しかし、通路数を減らせば良いというわけでもありません。動線計画はオフィスの規模が大きくなればなるほど、重要性が増します。

3-2.オフィスの移転後の注意点

オフィス移転後の注意点として「旧オフィスの原状回復を忘れない」という点です。原状回復とは、オフィスを元の状態に戻すことをいいます。入居前の状態に戻すことを原状回帰というのです。原状回復をどのくらいまですれば良いのか、管理会社に問い合わせをしてしっかりと確認しましょう。故意につけてしまった傷や汚れてしまった部分を丁寧に掃除するべきです。移転前から原状回復に向けて行動をしましょう。

4.オフィス移転における不用品処分の業者を選ぶポイント

オフィス移転の際には必ず不用品が発生します。その不用品処分の業者を選ぶポイントを見ていきましょう。

4-1.信頼できる業者の見分け方

信頼できる業者の見分け方として、下記のチェックポイントがあります。

  • パソコン内の個人データを完全に消去してくれる業者に依頼をする
  • 所在地が明確な業者に依頼をする
  • 料金が明確な業者に依頼をする
  • 古物商許可を所持している業者に依頼をする

4-2.料金について

たとえば、パソコンダストであれば無料で処分をします。

そのため、オフィス移転の際の費用を抑えることが可能でしょう。無料の理由ですが、パソコンダストは、利用者から引き取った品物で需要があるものはメンテナンス・修理をおこない再販売するからです。また、パソコンや古い家電製品のパーツには、金などの貴金属やレアメタルなどが含まれています。それらを資源として再販売をするのです。

4-3.注意点(トラブルなど)

所在地不明の業者が多数存在します。所在地が不明ですからトラブルが発生したときなどに、後から業者を見つけだすのは困難です。また、事前に料金を明確化していない業者にも注意を払う必要があります。

5.よくある質問

Q.初めてのオフィスの移転ですが、何から始めればいいでしょうか?
A.オフィス移転をする目的を明確化しましょう。なぜオフィスの移転が必要かわかれば、何が必要かわかるはずです。その後、オフィス移転の専門業者に相談するのもよいでしょう。

Q.移転コストを抑える良い方法はありますか?
A.まず、優先順位をつけ、無理のないスケジュールを立てることです。また、移転先オフィスの内装工事にこだわりすぎないことも重要になります。パソコンダストのような処分品を無料回収する業者を見つけることも重要です。

Q.データ消去を本当にしたのか確認したい。
A.パソコンダストであれば、データ消去証明書の発行も対応可能です。本当に安心して利用することができます。

Q.オフィス移転は全体としてどのようなスケジュール感で進めていけばいいのか?
A.50名~100名くらいが移転するのであれば、9ヶ月程度の期間がかかります。意外と時間がかかるので、引っ越し日を決めてから逆算をしてスケジュールを立てるのがいいでしょう。

まとめ

オフィス移転はまず、目的の明確化が必要です。なぜ、オフィスの移転が必要なのかをしっかりと考えて行動に移しましょう。また、移転後のオフィスのレイアウトなども重要ですが、前オフィスの原状回復の費用も事前に把握しておくことが大切です。そして、不用品の処分ですが無料で引き取るパソコンダストなどの回収業者がありますので、しっかりと情報収集をしておこなえば、オフィス移転の費用を安く抑えることができるでしょう。