事務所の整理整頓はお任せ！ オフィスの整理のコツを伝授！

1．事務所の整理整頓について

最初に、事務所の整理整頓にかんする基本を学びます。メリット・目的・悩みごとなどを確認しておきましょう。

1-1．整理整頓のメリットや目的を学ぼう

整理整頓には、さまざまなメリットや目的があります。

1-1-1．整理整頓のメリット

整理整頓のメリットは、主に以下のようなものです。定期的に行うことで、メリットを維持しやすくなります。

• 使いたいものがすぐに見つかる
• 集中力が高まる
• 無意味なイライラが減る
• 風とおしがよくなって気持ちがいい
• 掃除しやすくなる

1-1-2．整理整頓の目的

整理整頓の目的としては、以下のようなものがあります。散らかった状態では、仕事に悪影響が出るため、こまめに整理整頓を行いましょう。

• 仕事の効率を上げる
• 探しものの手間や時間を減らす
• 安全な作業環境を作る
• 働く人のストレスを減らす
• 不用品を処分して保管スペースを空ける

1-2．整理整頓の悩みごとについて

整理整頓が苦手な人は多いものです。主な悩みごととしては、以下のようなものがあります。

1-2-1．書類が多い

事務所は、書類の山になりがちです。書類の整理整頓に頭を悩ます人も多いことでしょう。後回しにするとさらに書類が加わって手が付けられない状態になります。必要なときに書類が見つからず、商談のチャンスを逃したり手続きが遅れたりすることもあるのです。書類が多い場合は、常に整理整頓を心がけましょう。

1-2-2．収納が少ない

オフィスが狭かったり収納場所が少なかったりすることは、整理整頓しにくい条件といえます。物理的な収納可能量よりものが多ければ当然ながら雑然としたオフィスになるものです。悩みを解消するためには、収納量に合わせてものを減らすか、収納を多くするための工夫をする必要があります。

1-2-3．収納方法がわからない

書類やものがたくさんあり過ぎて、どうやって収納すればいいか方法自体がわからないという悩みもあります。ものには、種類ごと・使用頻度ごとに適切な収納をすることが大切です。それぞれで最も使いやすい方法を考えましょう。

1-2-4．ものを捨てることができない

事務所では、「いつか役に立つ可能性がある書類・もの」であふれていることが多いものです。捨てるタイミングを失ってしまうと、半永久に保管することになります。不用品のルールを決め、当てはまるものは思いきって処分するようにしましょう。ものを大切にする気持ちも大切なことですが、使わないものをいつまでも保管することは無意味です。

2．事務所の整理整頓の方法

事務所の整理整頓の方法を解説します。効率よく片付けるためにも、しっかり学んでください。

2-1．まずはどうする・どこから始めるか

整理整頓を始める前に、どんな方法で行うか・どこから始めるかを決めましょう。具体的に、リスト化するとわかりやすくなります。場所ごとの整頓方法や順番を決めた後は、所要時間の目安も考えてください。だらだらと時間をかければいいわけではありません。時間を決めて集中して行うことで効率よく作業が進むのです。

2-2．収納スペースの奥行きやサイズを知ろう

整理整頓を始める前に、収納スペースの奥行きやサイズを正確に知っておくこともコツです。収納スペースにも許容量があります。許容量以上のものや書類は、どんどん処分してください。現在の収納スペースを最大限に活用するためにも、正確なサイズを測定して記録しておきましょう。

2-3．不要なものを処分しよう

オフィスを整理整頓すると、不用品の多さにびっくりすることでしょう。不用品はすべて処分してしまうことをおすすめします。保管スペースに余裕ができ、必要なものだけを収納できるようになるからです。不要なものか判断できないものは、ひとまず保留にしておき、1か月などの期限を決めて再度考えましょう。

2-4．収納場所やルールを決めよう

ものの収納場所をきちんと決めておきましょう。定位置を決めておくことで、使用後に戻しやすくなります。使ったらきちんと元の場所に戻すことが散らからないコツです。また、事務所共通の収納ルールを作りましょう。ほかの人が万が一散らかしてしまったときでも、共通ルールがあればすぐに整理整頓ができます。

2-5．事務所の整理整頓の方法にかんする注意点

整理整頓の方法は、「誰にでもわかりやすいルールを作る」ことが大切です。人によって方法が違ってしまうと、うまく整理整頓できません。事務所の全員が同じルールに沿って行うことで、いつでもキレイな状態を維持できるようになります。ルールを変更するときも、必ずすべての人に連絡し、理解してもらうようにしましょう。

3．事務所の整理整頓のアイデア・コツを解説

事務所の整理整頓のアイデアやコツを詳しく解説します。おすすめの収納術もご紹介するので参考にしてください。

3-1．書類をどうする？

事務所には、多くの書類があります。機密文書などの重要なものも多いため、管理がずさんだとさまざまな問題を引き起こすことでしょう。書類の整頓は、最も気を付けて行うべきです。まずは、保管するべき書類と処分するべき書類の仕分けをしましょう。処分するべき書類にかんしては、情報流出を避けるためにシュレッダーにかけるなどしてください。保管するべき書類は、いつの書類か・どんな書類かで分け、ファイリングしましょう。ファイリングが終わったら、使用頻度や重要度を考え、キャビネットもしくは保管庫に移してください。どんな書類かすぐにわかるように、ラベリングをすることを忘れないようにしましょう。

3-2．私物をどうする？

事務所で働く人の私物も、整理整頓してもらう必要があります。無頓着な人は、共有スペースにまで私物を持ち込んでしまうものです。仕事に関係のないものは、事務所に極力持ち込まないようにしてもらいましょう。社員には、私物の一時保管のためのロッカーがあるはずです。私物は、できるだけロッカーに入れてもらい、共有スペースに置かないようなルールを決めると効果があります。

3-3．整理整頓した状態を維持するために

整理整頓した状態を維持するためには、以下のことに気を付けてください。

• 収納場所を固定する
• 使った後に元の収納場所に戻す
• 余分なものを持ち込まない・購入しない
• 定期的に不用品をチェックして処分する

3-4．おすすめの収納術を紹介

事務所の整理整頓で、おすすめの収納術を紹介しましょう。

3-4-1．書類は立てて収納する

書類を横置きに積み上げることはやめましょう。必要になったときに探す手間がかかります。書類は、種類や目的ごとに分け、ファイルとファイルボックスを使って立てて収納しましょう。背表紙や見出しには、内容がわかるように簡単に記入してください。さらに、机の深い引き出しやキャビネットに収納するとわかりやすくなります。今までよりもスッキリと収納できるだけでなく、探しやすくなって作業効率も上がるはずです。

3-4-2．机の上はできるだけものを置かない

机の上を収納スペースとして活用すると、ゴチャゴチャとしてしまいます。実際、机の上にものが多過ぎてひどい状況になっている人が多いことでしょう。机は、あくまでも作業スペースであり、収納場所ではありません。文房具は、机の上段の引き出しを使い、すぐに取り出せるようにトレイなどを使って収納してください。

3-4-3．仕切りをうまく使って整頓しよう

文房具や書類は、乱雑になりがちでしょう。文房具の整理は、細かな仕切りを使うと効果的です。机の上段の引き出しを利用し、種類ごとに最低限の本数に絞ってから収納してください。引き出しは、仕切りの活用しだいで多くのものを整然と収納できます。収納量に余裕を残しておくこともコツです。

3-5．事務所の整理整頓のコツにかんするそのほかのこと

事務所の整理整頓のコツは、ほかにもあります。

3-5-1．保管期限を決めて処分する

書類やものは、保管期限を決めておくことが大切です。永久保管するもの・期限を決めて処分するもの・すぐに処分するものを分けましょう。保管期限を決めておくことで無駄にスペースを占有し続けることもなくなります。保管期限を過ぎたものは、内容を確認し処分しましょう。「いつか役に立つこともあるから保管しておこう」という考えは捨てることです。

3-5-2．1週間に1回は整頓時間を作る

書類やものは、毎日増え続けがちです。理想としては毎日整理整頓をし続けることといえます。しかし、実際には急ぎの案件などが重なり、忙しくて時間が取れないことも多いでしょう。そこで、1週間に1回、整頓時間を決めて実行するのです。週末の1時間・週明けの1時間など、集中して整頓すると効率よく進めることができます。

4．事務所の整理整頓は不用品処分がカギ

事務所の整理整頓は、不用品処分が大きなカギを握ります。効率よく処分するために知っておくべきことを学びましょう。

4-1．処分するものの実例を知ろう

事務所に以下のものがあったら、処分を検討しましょう。特に、大きさや重さがあるものは邪魔になるだけです。

• 使わない・壊れた家電（従業員用のポットや電子レンジなど）
• 古いオフィス家具
• 古いOA機器
• 書籍類

4-2．不用品はどこへ処分依頼する？

不用品は速やかに処分しましょう。処分方法ごとにメリット・デメリットを併せて解説します。

4-2-1．ゴミに出す

事務所のゴミは、事業系ゴミの扱いとなります。従って、自治体に収集依頼をかけることはできません。そのため、すでに事業系のゴミ回収業者と契約をしているはずです。整理整頓で大量にゴミが出た場合は、事前に業者に連絡しておくとスムーズに進みます。なお、ゴミの分別（ぶんべつ）はきちんと行っておきましょう。

• メリット：ゴミ業者が回収してくれるので楽
• デメリット：回収費用が必要・資源リサイクルはできない

4-2-2．回収業者に依頼する

不用品の処分は、回収業者に依頼すると何かと便利です。まずは、回収費用の見積もりを依頼しましょう。処分費用は必要ですが、整理整頓に必要な時間や手間を大幅に省くことができてお得です。

• メリット：時間や手間を大幅に節約できる・整理整頓で疲労しなくて済む
• デメリット：回収費用が必要

4-2-3．リサイクルする

まだ使える状態のものは、中古品としてリサイクルすることを考えましょう。オフィス家具や家電などは、リサイクルショップなどで買い取ってくれることもあります。最終的には、中古品としてほしがっている人の手元に渡るのですからとても有意義な方法です。

• メリット：買い取ってもらえることがある・資源の有効利用になる
• デメリット：必ず買い取ってもらえるとは限らない・買い取りできない場合はほかの方法を再度検討することになる

4-3．不用品回収業者について

不用品回収業者は、信頼できるところを選ぶことが大切です。具体的には、以下のポイントをチェックしてください。

• 不用品回収で豊富な実績がある
• 積極的に資源リサイクルをしている
• 中古品として再利用できるものは積極的に買い取りしている
• 見積もりだけなら無料
• 回収費用がリーズナブル
• 希望の日時・場所指定ができる
• 対応が素早く丁寧で顧客からの評判がいい
• 古物商許可・産業廃棄物許可などを得ている

なお、当パソコンダストでも、事務所・オフィスの不用品の処分をお受けしています。豊富な実績と経験から、最適でリーズナブルなプランをご提案しているのでご検討ください。

4-4．不用品処分をするときの注意点

不用品処分は、悪徳業者に依頼しないように注意してください。契約をするまでは態度がよくても、何らかの理由を付けて見積もりよりはるかに多額の費用を請求する例もあります。また、回収した不用品を不法に廃棄してしまう業者もいるものです。業者選びは慎重に行いましょう。実績が豊富で信頼できる業者と契約し、依頼することが大切です。

5．事務所の整理整頓でよくある質問

最後に、事務所の整理整頓でよくある質問に回答しましょう。多くの人が悩む内容は、とても参考になりますよ。

5-1．収納スペースがまったくない事務所はどうすればいいですか？

レンタルオフィスで狭い部屋となると、収納がまったくないこともあるでしょう。物理的に収納場所がないのなら、デッドスペースを見つけて活用してください。机の下は特に活用しやすい場所です。また、大量の不用品などを一時保管するために、トランクルームを借りる方法もあります。広いオフィスへの引っ越しが無理なときなど、考えてみてください。

5-2．ものを置かなければ常にキレイな状態でいられるのですか？

ものは多いほど散らかりやすくなるものです。そのため、できるだけ不用品を処分することが整理整頓のコツといえます。しかし、まったくものを置かなければ、仕事に不自由が出てくることでしょう。仕事を進めるために最低限必要なものを残してください。何ごとも、やり過ぎてはいけません。事務所の整理整頓は、仕事の効率を高めるためのものであることを忘れないようにしましょう。

5-3．書類の処分でいいアイデアはありますか？

原本を残しておく必要がないものは、どんどん処分してください。書類が減ると随分とスッキリします。重要書類で残しておくかどうか迷う場合は、電子データとして残しておく方法もおすすめです。電子データならば、物理的な保管場所も必要なく、いつでも好きなときに参考にしやすくなります。

5-4．不用品回収業者の料金を安くするためのコツは？

不用品回収業者の料金を安くしたいときは、以下を考えてみてください。

• 自分たちで作業できるところは依頼しない
• 回収料金が安い業者を選ぶ
• 業者にできるだけ安いプランを提案してもらう
• 買い取り対象となるものを探す（家電・オフィス家具など）

ただし、料金の安さだけで業者を選ぶとサービス内容に不満が残るなどのトラブルも発生しやすくなるので注意しましょう。信頼度が高く、良心的な料金設定をしている業者を探してください。なお、当パソコンダストでもノートPCなどの無料回収対象品目と宅配便で同時送付するとそのほかの不用品を無料で処分できることもあります。少量の不用品を処分する場合にお得ですから、ぜひ検討してみてください。

5-5．不用品回収業者でも処分できないものはありますか？

業者によって回収できない品目が異なります。そのため、業者に確認しておきましょう。当パソコンダストでも、CRT一体型モニターなど回収できない品目があります。そのほかでも、薬品類・標本類・動物の遺体や血液など、危険物などで不可となるものもあるので、注意してください。

まとめ

今回は、事務所の整理整頓について詳しく解説しました。多くの人が働く場合、共有スペースと個人用スペースで分けて考える必要があります。特に、共有スペースは整理整頓のルールを作り、収納する定位置を決めることが大切です。また、個人用スペースの使い方が悪い人には、収納のアドバイスをするなど本人の自覚を促すことも必要でしょう。散らかっているオフィスは、重要な書類やものを紛失しやすく、ビジネスチャンスを逃します。早めに整理整頓をし、スッキリと整えましょう。社員のやる気が高まり、仕事の効率も上がるなどいいことばかりです。