オフィス片付け極意&仕事ができる人のデスク整理整頓術ほか

オフィスやデスクの片付けや整理整頓がうまくいかない! こんな悩みを持っている方は少なくないでしょう。デスクが散らかっていると、作業効率が落ちて仕事に支障が出てしまうこともあるのです。そこで今回は、オフィスの片付け方法や整理整頓の方法を、ポイントをしぼってご紹介します

  1. オフィスの片付けは重要!
  2. オフィスの片付けの基本
  3. トヨタ式&コクヨ式! 参考にしたい片付け方法とは?
  4. オフィスの片付け方法~実践編
  5. オフィスの片付けで出た不用品回収は業者へ依頼
  6. オフィスの片付けについてよくある質問

また、オフィスから出た不用品の処分方法についても紹介します。オフィスの片付け方法を知りたい方・整理整頓で悩んでいる方・デスク周りのレイアウトや収納のコツを知りたい方は、ぜひ最後までこの記事を読んでみてください。

1.オフィスの片付けは重要!

まずは、オフィスの片付けの重要性や、職場の整理整頓でありがちな困りごとなどを見ていきましょう。

1-1.オフィスの片付けの目的

オフィスを片付ける目的は、仕事の効率や生産性を上げることです。オフィスやデスクが片付いていると、以下のようなメリットがあります。

  • 探し物が減る・すぐに必要なものが出てくる
  • 備品・消耗品などを大切にするようになる
  • 集中力がアップする
  • 周囲からの信頼を得られる

上記のようなメリットは、結果的に仕事の効率アップにつながるのです。

1-2.オフィスが片付いていないと……?

逆に、オフィスやデスクが片付いていないと、以下のようなデメリットがあります。

  • 探し物に時間がかかる
  • ものをなくしてしまうことがある
  • 探し物によって作業の流れが途切れる
  • ものを汚したり壊したりしやすい
  • 周囲へ悪印象を与える

1-3.オフィスの片付けあるある

オフィスやデスクの片付けでは、さまざまな困ったことがあるでしょう。その一例をご紹介します。

1-3-1.紙ものが多い

職場には、非常に紙類が多く書類整理に困っている方も多いでしょう。重要な書類など捨てていいかの判断が難しいものが多いということも問題の一つです。

1-3-2.共有スペースが散らかりがち

共有スペースは、各人が持ち込んだ共通物・共有書類と思われるものが多く集まります。皆が適切に使うのならよいのですが、不用品が乱雑に置かれてしまっていることも少なくはないでしょう。捨てていいものなのかが、だれにも判断ができなくなり死蔵品になることもあります。

1-3-3.収納スペースが少ない

企業によっては、オフィスが狭く、そもそも収納スペースが少ないということもあるでしょう。少ない収納スペースに必要以上の大量のものがあると余計に散らかってしまいます。収納スペースのない職場こそ、ものの整理整頓が必要とされるでしょう。

1-3-4.人任せにしがち

共有スペースや共有棚・給湯室など、皆で使う部分は、人に整理整頓や掃除を任せてしまうことがあるでしょう。また、せっかく自分で片付けたり掃除したりしても、すぐにほかの人が散らかしたり汚したりして、掃除のやる気が上がらないといった問題点もあります。

2.オフィスの片付けの基本

オフィスの片付けにおける基本的な考え方などをまとめました。

2-1.仕事をしやすいデスクのレイアウトや環境とは?

仕事ができる人の机・デスクには、以下のような特徴があります。

  • ものや書類の定位置が決まっている
  • ものや書類の置き方・収納についてマイルールが徹底している
  • ものや書類が出しやすく分かりやすく置いてある
  • どこになにがあるか、ほかの人でも分かる

2-2.自宅の片付けとの違い

オフィスと自宅の片付けは、よい面・悪い面それぞれの違いがあります。

2-2-1.【よい面】ものの種類がかぎられている

オフィスは、書類・文具・電子機器など置かれているものの種類がかぎられています。この点では、服や雑貨など多種類のものがある自宅よりもオフィスのほうが片付けやすいといえるでしょう。

2-2-2.【よい面】ものの処分が楽

オフィスには、大きなゴミ箱・シュレッダーなど、不用品を捨てやすい仕組みがあります。粗大ゴミなど、自宅では処分が大変なものでも、専門業者を利用することで比較的簡単に捨てることができるでしょう。

2-2-3.【悪い面】だれのものなのか分からないものが多い

前述の共有スペースでの問題を始めとして、本当は必要ないのに、だれのものか分からないため捨てられない、というものが存在してしまいがちです。特に、書類は判断が難しく、過去の不要な書類があふれてしまうということも少なくないでしょう。

2-2-4.【悪い面】片付け・掃除がしにくい場合がある

職場によっては、業務中に片付けや掃除がしにくいところもあるでしょう。音やホコリがたったりして、迷惑になってしまうことがあります。特に、職員が片付けや掃除をする習慣がない雰囲気の職場ではこの傾向は強いでしょう。

2-2-5.【よい面・悪い面】紙ものをすぐに電子ファイル化できる

紙媒体の資料を、自宅でするよりも手軽に電子ファイルにできるため、紙ものの整理がはかどるという面もあるでしょう。しかし、電子ファイルの整理をきちんと行う必要があります。

3.トヨタ式&コクヨ式! 参考にしたい片付け方法とは?

数年前より、トヨタ式片付け法・コクヨ式片付け法が話題になっています。それぞれのポイントをご紹介しましょう。

3-1.トヨタ式片付け法

まずは、トヨタ式片付け法のポイントについてご紹介します。

3-1-1.「いつか使うもの」の対処法

壊れたものや使えないものを処分することを、そこまで問題に感じる方は少ないでしょう。問題は、「いつか使うもの」や「使うかもしれないもの」の取り扱いです。トヨタ式片付けでは、保存するか廃棄するかを判断した上で、保存すると決めたものについては、「いつか」=半年・1か月という具体的なスパンで考えます。悩むものは「●月●日に処分」という札を貼っておくと便利です。
また、使用頻度は低いけれど必ず使うものは、共有化するという方法もあります。この場合も、「●年●月に捨てる」「xxがxxの状態になったら捨てる」「誰誰に判断を仰いでから捨てる」というように、他の人でも捨てられる判断を付記しておくとよいでしょう。

3-1-2.トヨタ式・動作経済とは?

動作経済とは、体の動きや姿勢の無理・無駄を抑える考え方をいいます。分かりやすくいうと、右利きの人は電話を左に置き、ペンやメモを利き手で扱えるようにするというものです。1秒単位で無駄を省くことで、効率のよいスペースができあがります。
また、使用頻度との組み合わせも重要です。よく使うものは近くに、使用頻度の低いものは遠くに置くことで、動作経済がアップします。

3-1-3.捨てる基準のポイント

トヨタ式片付けの捨てる基準について、いくつかご紹介します。

  • 書類:処分する期限を決める
  • 文具:1種類あたり一つしか持たない
  • メール:重要メール以外(連絡事項など)は、画面1スクロール以上保存せずすぐに削除する
  • 名刺:1年以上付き合いがない人・顔が思い浮かばない人の名刺は捨てる

3-2.コクヨ式片付け方法

文具・オフィス用品メーカーであるコクヨは、どのような片付け方法を実践しているのでしょうか?

3-2-1.デスクは楽しく

コクヨでは、オフィス空間を見せる「ライブオフィス」を50年以上前から行っています。自社製品を使っている様子を生で見せることで、商品開発のヒントにもなっているのです。そこでコクヨ式片付け方法が生まれました。
コクヨ式では、1日8時間以上いるデスクを楽しい場所に切り替えることが大切であると考えています。仕事と関係ないものでも、自分が置きたいものを最初に考えることで、それを置くためにはどのように整理したらいいかを、楽しく工夫することができるのです。

3-2-2.目的から逆算する

デスクを整理することが目的になっては意味がありません。自分の仕事内容や仕事のやり方に合わせて、自分なりにデスクをマネジメントしていくのがコクヨ式片付けの特徴といえます。「とにかく紙ものを減らす!」ことが整理のポイントとなる方もいれば、「業務上、紙もので取り扱ったほうがやりやすい」という方も多いでしょう。その片付け方法を自分で選んでいいというのがポイントになります。

3-2-3.時間で区切る

トヨタ式でも触れましたが、いつまでに捨てるという意識が大切になります。また、コクヨ式では、「今日使う」資料はすべて机の上に出すとされているのです。仕事の区切りや期限を意識することで、デスクの上にも時間の区切りが現れるようになります。また、1日に5分はデスクの掃除をする、といった区切り方も取り入れられているのです。

4.オフィスの片付け方法~実践編

次に、オフィスの片付けについて具体的にご紹介します。職場や事務所の環境・自分の仕事のやり方に合わせて、よさそうなものを取り入れてみてください。

4-1.片付けの基本

オフィスにかぎらず、片付けの基本的な流れは以下のようになります。

  1. すべて出す(書類・文具など種類ごと)
  2. 使うものと使わないものを分ける
  3. 使うものは収納場所を決めて戻す

片付けがうまくいかない人にありがちなのが、「2.分ける」を飛ばしてしまうパターンです。ものの置き場所を移動しているだけでは、片付けはずっと終わりません。

4-2.ものの分け方の原則

ものの分け方と対処法の基本は以下のとおりです。

  • 使う・使っているもの→定位置を決めて使いやすく置く
  • いつか使う・使うかもしれないもの→保存するか廃棄するかを検討する。保存するものは廃棄期限を決めるとよい
  • 使っていない・使えないもの→処分する
  • 収納の7割を目指す

4-3.ものの種類別・収納方法

4-3-1.オフィスの書類

書類は1枚残らずクリアファイルに入れるのがおすすめです。クリアファイルに入れたら、ファイルボックスに立てて入れるか、デスクの引き出し内に立てて入れます。ファイルボックスは、100均でも売っているのでオフィスでの収納で大量に使いたい場合にも便利でしょう。書類の平積みはNGです。検索性が一気に落ちてしまいます。クリアファイルの色を分けたり、背面にインデックスやクリップを付けることで、必要な書類を一瞬で取り出せるようになるでしょう。

4-3-2.オフィスの文具

用途が重複している文具は処分します。毎日使う文具を、机の上に置きたい方は、ペン立てなどに立てて収納しましょう。引き出し内に収納する場合は、しきりなどで定位置を作って収納するのが便利です。直感的に一瞬で出したり戻したりできるようになれるとよいでしょう。

4-3-3.オフィスの名刺

上記のとおり、1年以上付き合いのない人など、不要な名刺は処分しましょう。名刺ホルダーは定期的に見直すことをおすすめします。企業によっては名刺を電子・共有化しているところも少なくないでしょう。この場合、個人で持つ名刺を0枚にできます。

4-3-4.オフィスの飲食物

おやつやランチに食べる飲食物は、数を限定して所持しましょう。何個以下になってきたら家から持ってくる、という方法にするとあふれかえりません。また、冷蔵庫や共有スペースに置く必要があるものは、必ず記名しましょう。

4-3-5.オフィスの私物

コクヨ式片付けのとおり、デスクのレイアウトに遊びを付けることも大切です。写真や好きなグッズなど、元気が出るものをデスクに一つ二つ置くとよいでしょう。ただし、置きすぎや、職場にふさわしくないものを置くのはさけたほうが無難です。また、私物を定期的に入れ替えることによって、リフレッシュ効果もあるでしょう。

4-4.片付けの習慣化

普段あまり片付けをしていない人なら、使っていないものを処分するだけでもかなりスッキリするでしょう。また、デスクが十分片付いている方でも、定期的にすべてのものを出して整理してみると、意外に不用品が出てくることもあります。月に1度はデスク上のものを見直す習慣を付けるとよいでしょう。

5.オフィスの片付けで出た不用品回収は業者へ依頼

次に、オフィスで出た不用品を処分する方法についてご紹介します。

5-1.業者に依頼した方がいいケースとは?

家電や大きな家具(棚・デスク・イスなど)を捨てる際は、回収業者の利用がおすすめです。職場まで取りに来てくれるため、時間のロスなく楽に処分することができます。職場の大掃除の際などに利用すると便利でしょう。

5-2.業者の依頼方法

回収を依頼する前に、複数の業者に見積もりを取るとよいでしょう。より安い価格で引き取ってくれる業者を見つけることができます。見積もりや相談は、ネット上のフォームや電話などで、無料で行えるので、気軽に問い合わせてみてください。

5-3.回収費用

回収費用は、処分する不用品の数や体積で決まります。単品プランやパック料金などがありますが、基本的には定量パック料金がお得になるでしょう。また、パソコンや電子機器を安く処分したい場合は、パソコンダストの出張回収や宅配回収がおすすめです。パソコンやモニター・テレビなど、指定の家電が一つでもあれば、無料で回収することができます。対応エリア内で15点以上の場合は、出張回収も可能ですので、ぜひ一度お問い合わせください。また、無料宅配回収では、PCやテレビなどの対象家電があれば送料も無料で不要家電をお送りいただけます。宅配回収の詳細はこちらもご参照ください。専門の機器でデータ消去も無料で行っているため、職場のパソコンの処分も安心してお任せいただけます(データ消去証明書の発行は有料)。

6.オフィスの片付けについてよくある質問

オフィスの片付けについて、よくある質問にお答えします。

Q.なんど片付けてもデスクが散らかってしまうのですが。
A.デスクの片付けがうまくいかない理由には、主に以下のようなものがあります。

  • ものの量が多い→不要なものは減らす
  • 分類ができていない→すべて出してから一つずつ分ける
  • ものの置き場所が決まっていない→定位置は一つ残らず決めてそこに戻す
  • 収納用品など、形から入ってしまっている→入れ物ではなく中身のものを基準にしまっていく

Q.デスクの引き出しがうまく使えません
A.引き出しの使いかたの一例をご紹介します。仕事のやり方によって、カスタマイズしてみてください。

  • 1段目(浅い段)よく使う文房具・ティッシュ・印鑑など
  • 2段目:書類を立てて入れる
  • 3段目:カバン・飲食物など私物系のもの

また、正面の浅く広い引き出しは常に開けて置きましょう。とっさのときに机上のものをしまえるスペースとして、予備エリアにしておきます。

Q.共有スペースの片付け方法は?
A.大掃除の日を設けるなど、職場全体で片付けることが大切です。持ち主を明らかにしたり、捨てられるものかどうかの判断を一同で決めれば安心でしょう。

Q.給湯室がすぐに散らかったり汚れてしまいます
A.給湯室は、当番制で掃除を行い、全員の美化意識を上げることが大切です。「だれかが掃除するから……」ではなく「今日はxxさんが掃除する」としっかり決まっているほうが、皆がきれいに使うようになるでしょう。

Q.ものを定位置に戻しやすくする工夫は?
A.ものの場所を決めたら、ラベルを貼ったり、テープで線を引いたりして、定位置を分かりやすく視覚化するのがおすすめです。子供でもその場所に戻せる・その場所から取り出せるような分かりやすさを目指しましょう。

まとめ

オフィスの片付けについてご紹介しました。デスクが散らかっていて集中力が乱れる・探し物に時間がかかってしまっているという方は、ぜひ今日から片付けを始めてみてください。デスク周りやオフィスを整理整頓することは、業務効率に直結するでしょう。オフィスの整理整頓をする際は、今回ご紹介したポイントを思い出してみてください。